Архиварий-Ус

«...Уважаемый товарищ! Пензенский исполком горсовета приглашает Вас принять участие в семинаре технических секретарей предприятий, организаций и учреждений города...» Такое приглашение получили 9 апреля нынешнего года все технические секретари города Пензы. Наверное, они перечитывали его взволнованно не  раз...
Почему перечитывали? Да потому, что сами часто печатали приглашения на семинары, совещания, а вот получать их не приходилось. Это был первый
семинар технических секретарей. Цель его — профессиональная учеба, обмен опытом работы.
...Есть профессии звонкие, яркие. Такие профессии имеют даже свои праздничные дни, отмеченные в календаре. Про них девчата пишут в редакцию
по веснам взволнованные письма: «Где выучиться?»
Но если мне не изменяет память, никогда не приходило письмо: «Я мечтаю стать техническим секретарем!» Традиционно считается: секретарь — должность обыкновенная, второстепенная. Идут в секретари часто, как в «зал ожидания»: пока не придет твой «скорый», пока не умчит к той, другой — звонкой, яркой...
А справедливо ли такое мнение?
Мы живем в век научно-технической революции. Многообразие форм хозяйственной и культурной жизни страны, резкое увеличение объема информации вызывают необходимость в совершенствовании управления народным хозяйством. Повысился уровень требований к кадрам управления. А значит,
и к техническому секретарю. Работа с документами стала наукой, требующей определенных знаний, оперативности, четкости; телефонная, селекторная
связь, стенографирование, печатание на машинке — интенсивный, напряженный труд.
Но не менее важно и другое — выдержка, такт, душевная отзывчивость: ведь секретарь первый, к кому обращаются люди с просьбами, жалобами, предложениями. С приемной начинается учреждение, предприятие. Деловой его ритм невозможен без налаженного делопроизводства.
Мыслями обо всем этом делились на семинаре в Пензе руководители, специалисты архивного дела, связи, участницы семинара, много лет проработавшие секретарями, накопившие запас знаний, опыт. Подчеркиваю: накопившие запас знаний, ибо людей со специальным образованием на эту должность приходит чрезвычайно мало. Хотя профессия эта на современном предприятии требует от человека много разнообразных знаний и умений.
Расскажу о работе одной только участницы семинара — технического секретаря Пензенского отделения Куйбышевской железной дороги Майи Порфирьевны Токаревой.
...Она ушла из школы после восьмого класса и окончила курсы машинописи и стенографии, чтобы помочь маме. Отец погиб в сорок третьем под Гомелем, старший брат — весной сорок пятого в Венгрии. Матери было трудно: Майя, младший братишка. Девятый и десятый кончала, уже будучи секретарем. Думала: поднимем братишку, пойду в институт. И вдруг поняла — так полюбила свою работу, что к другой не тянет. Не ушла и тогда, когда у нее родился второй ребенок, хотя муж уговаривал: «Ведь трудно тебе, не по силам — дети, работа,— уходи»!
Двадцать третий год работает Майя Порфирьевна техническим секретарем. Отделение дороги — большой, сложный организм. Несутся составы с хлебом, цементом, машинами, людьми днем и ночью, днем и ночью. Пенза — крупный железнодорожный узел, почти тысяча километров железнодорожных путей, восемьдесят шесть линейных станций, двадцать семь предприятий.
Нити огромного хозяйства сходятся в приемной начальника отделения, в небольшой приемной, где встретила меня собранная, внешне спокойная,
приветливая Майя Порфирьевна. Три телефона на столе, рядом — пишущая машинка. Несколько удобных стульев для посетителей, свободный стол —
тоже для них. Направо - дверь кабинета начальника отделения Михаила Денисовича Воропаева, напротив — его заместителя. Если выйти в коридор и
свернуть налево — еще одна дверь, главного инженера.
— Фильтрую все, что адресуется в кабинеты за этими дверьми,— сказала Майя Порфирьевна, кивнув на стопку бумаг, лежащих перед ней.  За три дня, которые я провела вместе с ней в приемной, я поняла, какое емкое это слово «фильтрую», каких требует знаний, находчивости, оперативности.
Документы — приказы, просьбы, распоряжения — поступают из министерства, области, управления дороги — о предоставлении вагонов, о приемке
нового подъездного пути к предприятию, аренде земли для складирования грузов... И телеграммы — требовательные, неотложные, срочные.
«Станция Белинская. Просим один большой вагон отгрузку картофеля Болгарию...» «Станция Танеевка. Простаивают под выгрузкой два вагона цемента
прибывшие адрес совхоза Лопатинский. Примите меры...»  «Хлебокомбинат Башмаковского райпо просит разрешения переадресовать вагон угля, прибывший наш адрес на станцию Соседка».
Телеграммы адресованы начальнику отделения. Но если он на линии или занят, Майя Порфирьевна не будет дожидаться, пока у него «дойдут руки». Она отлично знает, какого отдела касается та или иная телеграмма. Берет телефонную трубку, набирает номер:
— Валерий Григорьевич, примите, пожалуйста, телеграмму...
Конечно, она зарегистрирует ее в аккуратной и толстой книге, а затем передаст телеграмму начальнику отделения. Но на станции Соседка уже получат необходимый вагон угля, начнут разгружать цемент для совхоза Лопатинский.
«Может, и называется должность Токаревой невысоко — технический секретарь, а только она своей партийной ответственностью, знаниями, оперативностью очень помогает нам в выполнении плана»,— сказали мне в отделении дороги.
Телефоны звонят беспрерывно.
— Отделение дороги, вас слушает секретарь Токарева.— Голос приветливый, негромкий.— Начальник отделения занят, изложите, пожалуйста, ваш вопрос.
И тут же советует обратиться в отдел движения. Звонки из Москвы, со станций и других объектов — половина рабочего времени секретаря Токаревой уходит на телефонные переговоры. Отвечает она четко, быстро, редко заглядывая в телефонную книжку, нужные телефонные номера держит в памяти.
— Отделение дороги, слушает Токарева. Начальник отделения проводит планерку. Закончат в девять тридцать. Без четверти десять — селекторная
Очереди в приемной у Майи Порфирьевны никогда нет, хотя за день по разным вопросам заходит сюда множество людей. Вот она поднимается навстречу группе посетителей. Трем быстро дает нужные справки, одного направляет в отдел движения, двух в пассажирский отдел и только одного посетителя просит подождать. Прошло несколько минут — приемная опустела.
— Если бы вы приехали к нам летом, вы бы поняли, какой она у нас профессор — наша Майечка! — улыбаясь, рассказывала мне Екатерина Павловна Коншина, старший инженер пассажирского отдела. — Пассажиры, если билетов в кассе нет, идут прямо к начальнику отделения. Майя тогда словно регулировщик на перекрестке. Прошлым летом наш  отдел увеличил составы на 402 прицепных вагона. Начальника отделения по этим вопросам
секретарь старается не беспокоить.
...В приемную вошли двое: депутат райсовета и женщина, у которой случилось несчастье — пожар. День был неприемный. Но женщины приехали издалека, со станции Канаевка. Я видела, как решительно толкнула Майя Порфирьевна дверь кабинета начальника, ревностно оберегаемого от мелких дел. Прошла минута, а потом показалось ее довольное лицо: «Пожалуйста, Михаил Денисович ждет вас...»
Как ценно это умение отличить второстепенное от важного, подумала я. Разве не важно — принять к сердцу чужую беду, уметь выслушать, ободрить, объяснить, помочь?
Пожилая женщина положила на стол синий букетик сон-травы:
— Спасибо, Майя. Выдали мне в топливном отделе талоны на уголь.
— Да за что же мне-то?
— Рассказали в отделе, что звонила ты, напоминала...
В старательно разграфленной книге регистрации заявлений и жалоб я нашла фамилию женщины. В последней графе значилось: «Положительный ответ
дан». И дата. С момента подачи жалобы прошло два дня.
Приходится ли сомневаться, что работа технического секретаря Токаревой, работа любого квалифицированного секретаря на современном предприятии — сложная, требующая немалых  специальных знаний, организаторских способностей, душевных сил. Написала слово «квалифицированного», а оно обернулось проблемой. Ведь как получается: и девушка, лениво тянущая в ответ на любой ваш вопрос «не знаю», и секретарь, давно ставший правой рукой руководителе предприятия, именуются одинаково — технический секретарь. Никак не учитывается профессиональный рост! И зарплата одинаковая. Не одна ли это из причин текучести кадров технических секретарей? Не потому ли молодежь часто не принимает секретарские обязанности как серьезное дело на всю жизнь?
Эти вопросы я задала в Государственном комитете Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы. Мне показали новый  квалификационный справочник, где впервые вводятся должностные характеристики: секретаря-машинистки двух категорий и секретаря-стенографистки тоже двух категорий. От категории зависит и зарплата. Квалификационные требования к ним таковы: специальные курсы машинописи по установленной
программе и индивидуальное обучение по ведению делопроизводства.
В десяти техникумах страны открыты отделения по специальности «Организация делопроизводства», где учащиеся получат как раз тот комплекс
знаний, который необходим сегодня техническому секретарю.
Но техникумы все вместе в прошлом году выпустили всего... 570 человек. Мало, ничтожно мало! Такие отделения создаются только в техникумах,
которые находятся в ведении Министерства высшего и среднего специального образования СССР. Отраслевые же министерства в своих техникумах
подобных отделений не имеют.
А скорее всего необходимо именно отраслевое обучение профессии: обязанности технического секретаря отделения железной дороги во многом
иные, чем, скажем, на текстильном комбинате. Значит, иной должна быть и ориентация будущего специалиста. А профессионально-технические училища? Пока что и они готовят мало таких работников.
Для тех же секретарей, которые работают, нужны, вероятно, курсы переподготовки, вечерние и заочные отделения в техникумах, которые дадут
им возможность освоить сложности профессии, и, конечно, семинары по примеру устроенного в Пензе, как скорая и действенная помощь.
Работа технического секретаря — важная и интересная, достойная того, чтобы приходили в редакцию по веснам взволнованные письма: «Как стать, где
выучиться этой профессии?»